文件管理系统作为一个统一的信息管理机制，应具有下述功能：

1、集中存储：统一的文档共享。

2、权限管理：可针对用户、部门及岗位进行细粒度的权限控制，控制用户的管理、浏览、阅读、编辑、下载、删除、打印、订阅等操作。

3、 全文索引：可以索引Office、PDF等文件内容，快速从海量资料中精准查找所需文件。

4、文档审计：描述了文档生命周期全过程中的每一个动作，包括操作人、动作、日期时间等信息，通过审计跟踪您可以全局掌握系统内部所有文件的操作情况。